Onboarding : SilkRoad suggère trois types d’action pour améliorer la performance des collaborateurs dès leur arrivée dans l’entreprise

Neuilly-Sur-Seine, le 22 novembre 2011 – SilkRoad technology, éditeur de solutions SaaS de gestion de talents, insiste sur l’apport des technologies logicielles pour donner aux nouveaux embauchés les moyens d’être performants dès leur premier jour dans l’entreprise.

La performance des nouveaux collaborateurs intéresse en effet directement les entreprises :

• parce qu’elles doivent toujours faire face à une moyenne de 20 % de nouveaux collaborateurs qui envisagent de les quitter dès le premier jour de leur prise de poste. Or le coût d’un recrutement est estimé à 8 000 euros en moyenne en France en 2011 - et bien davantage lorsqu’il s’agit de fonctions stratégiques ou que l’entreprise a recours aux services de cabinets et de chasseurs de têtes (source : SearchPlace).

• Désormais, les entreprises ne peuvent plus se permettre d’attendre trop longtemps avant que la personne embauchée soit opérationnelle dans son poste. Rappelons ce chiffre issu d’une étude menée il y a 3 ans sur Toulouse et qui estimait à 74 % le taux de jeunes cadres qui mettaient environ un an pour maîtriser pleinement leur emploi (source : présentation de Delphine Lacaze lors de l’événement du 18/10). Or la pression des marchés n’autorise plus d’attendre un an…

Il serait toutefois erroné de penser que cette préoccupation émane uniquement des employeurs.
« Les employés aussi ont le souci d’être performants rapidement dans leurs nouvelles fonctions », commente Delphine Lacaze, Maître de conférences en Gestion des Ressources Humaines à l'IAE d'Aix-en-Provence et co-auteur du livre 'L’intégration des nouveaux collaborateurs'. « Comme en témoigne le succès remporté par notre petit-déjeuner d’octobre sur le onboarding, ce sujet semble désormais de plus en plus au cœur des préoccupations des DRH », ajoute Didier Bichon, Vice-Président Europe de l’Ouest de SilkRoad technology.

Alors comment faire ? La mise en place d’une solution dédiée au onboarding comme RedCarpet permet d’interagir avec le collaborateur au travers d’un portail internet dédié. Trois types d’action permettent de favoriser et d’accélérer sa prise de fonction.

1er action : anticiper l’arrivée du collaborateur

• Les tâches administratives sont gérées en amont de son arrivée depuis le portail internet, permettant de gagner environ 5 jours. Le collaborateur accède à une liste des tâches à accomplir, avec mention de l’échéance. Des sections nouvelles s’affichent sur le portail au fur et à mesure que le processus d’intégration se déroule. Ses données personnelles étant centralisées, elles ne sont saisies qu’une seule fois et sont ensuite partagées par l’ensemble des applications du système.

• Le collaborateur a aussi accès aux informations sur l’organisation hiérarchique du département qu’il rejoint, et sur le management dont il relève : il sait donc vers qui se tourner le jour de son arrivée.

• Enfin, la mise en place d’un tel site assure la coordination entre tous les départements de l’entreprise appelés à gérer l’arrivée du nouveau collaborateur : Finance, Informatique, Services Généraux, Achats, RH... Des alertes sont envoyées aux personnes qui doivent réaliser une action à partir du moment où le collaborateur a spécifié sur le portail avoir finalisé telle ou telle tâche.

2ème action : engager la communication avec le collaborateur

• Au travers du portail, le nouvel embauché est informé de ce qui sera attendu de lui : par exemple, il a accès à sa fiche de poste afin de mieux appréhender le périmètre de ses missions. Il peut aussi poser des questions.

• Cette communication contribue à éviter le “choc” de l’arrivée dans l’entreprise et à prévenir toute déception : le collaborateur sait ce qu’on attend de lui, notamment s’il s’agit pour lui d’apporter des idées nouvelles ou plutôt d’appliquer et d’optimiser des processus existants ; il sait aussi comment s’organise l’équipe qu’il rejoint et quelles sont les missions de chacun. A travers différents échanges ou témoignages, il peut aussi percevoir l’ambiance de sa future équipe.

• Le recours à un portail garantit enfin la cohérence des informations délivrées au nouveau collaborateur ; il permet également de les lui transmettre progressivement afin d’éviter qu’il ne soit submergé par la masse de contenus à retenir, tout en lui donnant les moyens de monter en compétences au fil du temps.

3ème action : impliquer le manager

• Le portail indique au collaborateur comment il se situe dans l’organisation, quel est son référent hiérarchique, quel(s) autre(s) collaborateur(s) travaille(nt) avec/pour lui.

• Il peut aussi connaître les critères et indicateurs qui sont utilisés pour évaluer sa performance lors des évaluations ; le fait que les indicateurs soient formalisés dès le départ facilite la discussion avec le manager.

• Toutefois, pour que cela soit vraiment efficient, l’entreprise doit former ses managers à intégrer de nouveaux collaborateurs et à les accompagner dans leur prise de poste.

Ainsi, le jour de son arrivée dans l’entreprise, le collaborateur travaille directement sur des tâches en lien avec ce pour quoi il a été recruté ; il peut aussi débuter les formations identifiées afin de compléter certaines de ses compétences. Le tout servant directement à la fois sa performance comme celle de son entreprise.

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À propos de SilkRoad technology
La société SilkRoad technology fournit des solutions software-as-a-service (SaaS) qui améliorent significativement les ressources  humaines de plus de 2 000 clients dans le monde (parmi lesquels Alcatel-Lucent, Saint-Gobain, L'Oréal ou encore Bureau Veritas).
SilkRoad technology édite une suite de logiciels spécialisée dans la Gestion des Talents (gestion des entretiens, revue salariale, revue de personnel, recrutement, mobilité…). Grâce à la solution intégrée de gestion des talents  ‘ The Life Suite™’ de SilkRoad technology , les sociétés sont en mesure de recruter les meilleurs candidats, d’optimiser et coordonner toutes les activités liées à l’intégration des nouveaux collaborateurs (portail d’accueil pour les nouveaux collaborateurs, coordination des différents services impliqués dans l’intégration, gestion des différents workflows, reporting en temps réel…), développer une culture des objectifs et des résultats clairs et transparents (Comp&Ben en lien avec les résultats des évaluations, cascading d’objectifs) et d’accroître le taux de fidélisation de leurs collaborateurs.
La solution « The Life Suite™ » inclut OpenHire™: recrutement,  RedCarpet™: onboarding,  WingSpan™: performance, GreenLight™: formation,  Eprise™:  intranets et contenu RH, HeartBeat™ : SIRH.
Le siège de SilkRoad technology se trouve à Chicago (Illinois) et dispose de bureaux à Winston-Salem (Caroline du nord), Boston (Massachussetts), Red Bank (New Jersey), Jacksonville (Floride), San Francisco (Californie). Le groupe a également des filiales à Edmonton (Canada), Singapour, Sydney et Melbourne (Australie), Auckland (Nouvelle-Zélande), Hambourg (Allemagne), Tokyo (Japon), Londres (Royaume-Uni) et Paris (France).

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¹http://www.searchplace.fr/blog/recrutement/cout-d-un-recrutement.html
²http://pages.silkroad.com/FR-18-10-2011-Onboarding-Breakfast-Seminar-Reg.html